Durch verschiedene Capturing-Lösungen gelangen Informationen in das IT-System.

Egal in welcher Form Daten vorzufinden sind – ob als Papier-Dokument oder schon in digitaler Form, sie müssen erfasst und für die weitere Verarbeitung aufbereitet werden.

Papier-Dokumente werden z. B. mit Hochleistungs-Scannern erfasst und im Anschluss durch Texterkennung (OCR) ausgelesen. Auch Online-Daten aus angeschlossenen Sys-temen, z. B. aus Host-Systemen (COLD), auf dem die Ausgangsrechnungen erzeugt werden, werden für die weitere Verarbeitung erfasst. Hierbei können die Dokumente vorkategorisiert und indexiert werden.