Eine sichere Datenhaltung ist ein entscheidender Faktor für die wirtschaftliche Existenz eines Unternehmens.

Hochleistungsarchive ersparen die aufwendige manuelle Ablage von Papierdokumenten und minimieren Personal-, Material- und Raumkosten erheblich. Die größten Einsparungen ergeben sich durch den minimalen Recherche-Aufwand, denn Dokumente werden gefunden - und nicht mehr gesucht. Gleichzeitig entlastet das Archiv beispielsweise durch die Auslagerung von Daten die produktiven Systeme von unnötigem Ballast und sichert so deren Performance.

Zudem erfordern verschiedene rechtliche Notwendigkeiten eine revisionssichere Archivierung. Daten müssen nachvollziehbar und revisionssicher dokumentierbar sein. Die gesetzlichen Vorgaben z. B. die GDPdU sieht für die Fälle digitaler Weiterbearbeitung auch die digitale Archivierung vor.

Durch Erstellung von selbsttragenden Archivmedien (CD oder DVD) können Daten auch unabhängig vom Archiv-System recherchiert werden. Dies erfolgt durch Erzeugung der Medien mit Teilen des Dokumentenbestandes samt zugehöriger Indexdaten, Recherche- und Anzeige-Software. Es ermöglicht eine hohe Verfügbarkeit der Daten und eine leichte Verteilung der Daten an Außenstellen oder Geschäftspartner – auch mobil.

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